Die Entscheidung ist gefallen, der neue Vertrag ist unterschrieben — und dann steht am ersten Montag niemand vor der Tür, weil die Schlüssel noch beim alten Dienstleister liegen. Das ist kein konstruiertes Beispiel, sondern der häufigste Fehler beim Anbieterwechsel.
Wer den Wechsel als Projekt behandelt und nicht als Formalie, hat ihn in aller Regel geräuschlos hinter sich.
Vier bis sechs Wochen vorher
Kündigungsfrist prüfen — vor allem die Form
Reinigungsverträge haben oft eine Frist von drei Monaten zum Quartals- oder Jahresende, gelegentlich mit automatischer Verlängerung. Prüfen Sie neben der Frist zwei Dinge: die Schriftform, die häufig ausdrücklich verlangt wird, und den Zugangsnachweis. Eine Kündigung per E-Mail kann unwirksam sein, wenn der Vertrag Schriftform vorsieht.
Schlüssel und Zugangsmedien inventarisieren
Legen Sie eine Liste an: Wie viele Schlüssel, Transponder und Codes hat der bisherige Dienstleister? Wer im Haus weiß das? Gibt es ein Übergabeprotokoll aus der damaligen Beauftragung?
Bei Schließanlagen ohne Nachweis über den Verbleib aller Schlüssel wird ein Austausch nötig — und der kostet bei einer größeren Anlage schnell einen vierstelligen Betrag. Das ist der Punkt, an dem Wechsel unerwartet teuer werden.
Personalübernahme klären
Wechselt ein Reinigungsvertrag, kann ein Betriebsübergang nach § 613a BGB vorliegen — mit der Folge, dass der neue Dienstleister die im Objekt eingesetzten Mitarbeitenden übernehmen muss. Ob das im Einzelfall greift, hängt von den Umständen ab und ist eine juristische Frage, die vor dem Wechsel geklärt gehört.
Praktisch ist eine Übernahme oft die bessere Lösung: Die Kräfte kennen das Objekt, die Bewohner kennen die Gesichter, und die Einarbeitung entfällt.
Zwei Wochen vorher
Objektbegehung mit dem neuen Dienstleister
Nicht als Verkaufstermin, sondern als Übergabe. Der künftige Objektleiter sollte das Objekt vor dem ersten Einsatztag kennen: Wo ist der Putzraum, wo der Wasseranschluss, welche Räume sind tabu, wo hängt der Schlüsselkasten, wie ist die Alarmanlage geschaltet.
Zugangskonzept schriftlich
Wer bekommt welchen Schlüssel, wann werden sie übergeben, wer nimmt die alten entgegen. Ein Übergabeprotokoll mit Unterschrift beider Seiten — beim Erhalt der neuen Schlüssel und bei der Rückgabe der alten.
Bewohner und Mitarbeitende informieren
Ein Aushang mit Datum des Wechsels und dem Namen des neuen Objektleiters verhindert die meisten Rückfragen. In Bürogebäuden gehört dieselbe Information ins Intranet.
Der Übergabetag
Der sauberste Ablauf ist eine Überschneidung von einem Tag: Der bisherige Dienstleister reinigt letztmalig, gibt die Schlüssel zurück, der neue übernimmt am Folgetag. So bleibt keine Lücke, und die Verantwortlichkeit ist klar.
Prüfen Sie an diesem Tag den Bestand an Verbrauchsmaterial. Häufig ist er zum Vertragsende hin aufgebraucht — wenn der neue Dienstleister nicht darauf vorbereitet ist, fehlt in der ersten Woche Papier.
Die ersten sechs Wochen
Rechnen Sie mit einer Einlaufphase. Auch ein gutes Team braucht einige Wochen, bis es ein Objekt kennt — welche Tür klemmt, welcher Raum freitags belegt ist, wo die schwer zugänglichen Stellen sind.
Zwei Dinge helfen in dieser Phase:
Eine gemeinsame Begehung nach zwei und nach sechs Wochen. Was dabei auffällt, wird schriftlich festgehalten und abgearbeitet. Diese beiden Termine ersparen erfahrungsgemäß ein halbes Jahr Reklamationen.
Ein benannter Ansprechpartner auf beiden Seiten. Rückmeldungen sollten gebündelt über eine Person laufen, nicht über zehn Mieter, die den Reinigungskräften direkt etwas zurufen.
Woran Sie nach drei Monaten merken, ob es funktioniert
Nicht am Zustand direkt nach der Reinigung — der ist bei jedem Anbieter in den ersten Wochen gut. Aussagekräftiger sind drei andere Fragen:
Sehen Sie dieselben Gesichter wie am Anfang, oder wechselt das Personal? Wird eine Reklamation innerhalb eines Werktags beantwortet, oder verläuft sie? Und ist der Objektleiter erreichbar, oder nur eine Zentrale?
Wenn diese drei Antworten stimmen, hat der Wechsel funktioniert.