Was in ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung gehört

Wenn drei Angebote für dasselbe Objekt um den Faktor zwei auseinanderliegen, gibt es dafür in der Regel keinen dramatischen Grund. Meistens haben die drei Anbieter schlicht unterschiedliche Dinge angeboten — weil das Leistungsverzeichnis offen ließ, was gemeint war.

Das ist kein Detailproblem. Ein Vergabeverfahren, dessen Angebote sich nicht vergleichen lassen, endet entweder beim billigsten Anbieter oder in einer Nachverhandlung. Beides kostet mehr, als eine saubere Vorbereitung gekostet hätte.

Die vier Angaben, die am häufigsten fehlen

1. Flächen getrennt nach Nutzungsart

Eine Gesamtfläche in Quadratmetern sagt fast nichts. Zweihundert Quadratmeter Sanitärbereich verursachen ein Vielfaches des Aufwands von zweihundert Quadratmetern Lagerfläche. Wer nur die Gesamtfläche nennt, zwingt jeden Anbieter zu einer Annahme — und jeder trifft eine andere.

Sinnvoll ist eine Aufstellung nach Bereichen: Büro, Besprechung, Verkehrsfläche, Sanitär, Küche, Lager, Technik. Mit jeweiliger Fläche und Bodenart.

2. Turnus je Bereich, nicht für das ganze Objekt

„Fünfmal wöchentlich” ist eine teure Angabe, wenn sie für das gesamte Objekt gilt. In den meisten Gebäuden braucht ein Teil der Flächen diesen Turnus und ein anderer Teil nicht annähernd. Das Archiv im Keller muss nicht täglich gewischt werden, der Empfang schon.

Wer den Turnus bereichsweise festlegt, spart in aller Regel Geld — und bekommt gleichzeitig ein besseres Ergebnis, weil das Budget dort landet, wo es sichtbar wird.

3. Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial

Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier, Müllbeutel: Wer stellt das, und wer bezahlt es? Diese Frage entscheidet über einen erheblichen Teil der Jahreskosten, und sie wird in Leistungsverzeichnissen erstaunlich oft übergangen.

Beide Varianten sind vertretbar. Nur muss klar sein, welche gilt — sonst kalkuliert Anbieter A mit Material und Anbieter B ohne, und die Angebote unterscheiden sich um genau diesen Betrag.

4. Periodische Leistungen

Grundreinigung, Fensterreinigung, Bodenpflege: Diese Leistungen fallen nicht im Wochenturnus an, aber sie fallen an. Wenn sie im Leistungsverzeichnis fehlen, tauchen sie später als Nachtrag auf — und Nachträge sind selten günstig.

Besser ist es, sie von vornherein mit Turnus aufzunehmen. Dann sind sie kalkuliert, terminiert und im Wirtschaftsplan abgebildet.

Was ein gutes Leistungsverzeichnis außerdem regelt

Zugangszeiten. Reinigung um sechs Uhr morgens ist etwas anderes als Reinigung um zwanzig Uhr. Wenn ein Objekt nur zwischen 18 und 20 Uhr zugänglich ist, muss das im Verzeichnis stehen, weil es die Personalplanung bestimmt.

Schlüsselregelung. Wer bekommt Zugang, wie wird übergeben, was passiert bei Verlust? Für viele Verwaltungen ist das haftungsrelevant.

Qualitätssicherung. Wie oft begeht der Objektleiter das Objekt, was wird dokumentiert, in welcher Frist werden Reklamationen beantwortet? Ohne diese Angaben ist Qualität eine Absichtserklärung.

Vertretungsregelung. Was passiert bei Krankheit und Urlaub? Ein Anbieter, der darauf keine belastbare Antwort hat, wird sie im Ernstfall auch nicht haben.

Ein Hinweis zur Objektbegehung

Kein Leistungsverzeichnis ist so gut, dass es die Begehung ersetzt. Wir geben deshalb grundsätzlich kein Angebot ab, ohne das Objekt gesehen zu haben — und wir empfehlen, Anbieter, die das anders handhaben, kritisch zu prüfen.

Ein Preis, der ohne Ortskenntnis entsteht, beruht auf Annahmen. Stellen sich diese Annahmen als falsch heraus, gibt es zwei Möglichkeiten: Der Anbieter arbeitet schlechter als kalkuliert, oder er kommt mit einer Nachforderung. Die dritte Möglichkeit — er trägt den Fehler selbst — hält kein Betrieb über einen Vertragszeitraum durch.

Was Sie daraus mitnehmen können

Ein Leistungsverzeichnis ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern das Werkzeug, mit dem Sie Angebote überhaupt erst vergleichbar machen. Der Aufwand für die Erstellung amortisiert sich beim ersten Vergabeverfahren.

Wenn Sie ein Leistungsverzeichnis für Ihr Objekt aufstellen möchten und dabei eine fachliche Einschätzung brauchen: Wir bringen unsere Erfahrung gern in die Vorbereitung ein — auch wenn am Ende ein anderer Anbieter den Zuschlag bekommt.